Wat doen wij met persoonsgegevens?

Van Losser Groep, gevestigd aan Nijverheidsstraat 15, 7461 AD Rijssen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. vragen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via de bovenstaande gegevens.

• Contactgegevens

Van Losser Groep

Nijverheidsstraat 15

7461 AD Rijssen

[email protected]

+31(0)548 51 21 70

Welke gegevens verzamelen wij?

De Van Losser Groep verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam

• E-mailadres

• IP-adres

• Locatiegegevens

• Internetbrowser en apparaat type

Bijzondere persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via [email protected], dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel wij persoonsgegevens verwerken

De Van Losser Groep verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren.

• De Van Losser Groep analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren.

Administratieve gegevens voor de Belastingdienst

Op basis van de fiscale bewaarplicht dient de Van Losser Groep haar administratieve gegevens zeven jaar te bewaren. Dit betekent dat het mogelijk is dat persoonsgegevens op basis van deze bewaarplicht moeten worden bewaard. De verwerking hiervan is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Voor meer informatie over de fiscale bewaarplicht en welke gegevens moeten worden bewaard, verwijzen wij naar de website van de Belastingdienst.

Persoonsgegevens van sollicitanten

De Van Losser Groep kan persoonsgegevens ontvangen en verwerken van sollicitanten, waaronder diverse gegevens die al dan niet door de sollicitant zelf zijn verstrekt. Deze verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van de sollicitatieprocedure en is gericht op het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van zowel de Van Losser Groep als de sollicitant. De persoonsgegevens worden maximaal vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure bewaard. Indien de sollicitant expliciet toestemming heeft gegeven, kunnen de gegevens maximaal één jaar worden bewaard, tenzij anders is overeengekomen. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken, waarbij eerdere verwerkingen onverminderd rechtsgeldig blijven. Na het verstrijken van de bewaartermijn kan de Van Losser Groep de sollicitant benaderen met de vraag of de gegevens langer bewaard mogen blijven, zodat de sollicitant in de toekomst mogelijk alsnog benaderd kan worden voor passende vacatures.

Opdrachtgerelateerde informatie en documenten

Opdrachtgerelateerde informatie en documenten worden maximaal 20 jaar en 6 maanden bewaard, gerekend vanaf de dag dat de opdracht is afgesloten. Hierbij gaat het om informatie en/of documentatie met betrekking tot algemene projectgegevens, overeenkomsten en gemaakte afspraken, gedane aanbiedingen, beschrijving van de aangenomen opdracht, financiële overzichten, meer- en minderwerk, planningen, verslagen, ontwerpstukken, aan te leggen dan wel aan te passen nutsvoorzieningen en bijbehorende infrastructuur, bouw- en woningtoezicht en bijbehorende vergunningen, risicobeschrijvingen, aanbiedingen van derden, onderaanneming & mandagenregisters, VGM-plannen, VCA-kwalificaties, bestelde materialen, tekeningen, technische gegevens, keuringsrapporten, opleveringsdocumentatie, revisiegegevens, duurzaamheidssaspecten en oplossingen, foto’s, calculaties, gespreksverslagen, agenda-afspraken, contactmomenten, nazorgaspecten en alle bijbehorende (papieren en digitale) correspondentie. De termijn van 20 jaar valt samen met de verjaringstermijn voor (beroeps)aansprakelijkheid op basis van artikel 3:310 van het Burgerlijk Wetboek. Door het bewaren van de opdrachtgerelateerde informatie en documenten kan het ook voorkomen dat persoonsgegevens worden bewaard. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de Van Losser Groep. Door deze verwerking beschiktde Van Losser Groep namelijk over een volledig dossier in het geval er sprake is van een aansprakelijkstelling of in het geval tegen haar een (juridische) vordering wordt ingesteld. Daarnaast kan de Van Losser Groep met deze informatie haar dienstverlening optimaliseren, bijvoorbeeld doordat duidelijk is wanneer voor het laatst contact met u is geweest en wat daarbij (globaal) met u is besproken en/of overeengekomen. Let op dat u te allen tijde gebruik kunt maken van uw recht van bezwaar. De Van Losser Groep zal dan de persoonsgegevens verwijderen, tenzij zij dwingende gerechtvaardigde gronden kan aanvoeren die zwaarder wegen dan de belangen van de persoon of personen die bezwaar maken, of tenzij de persoonsgegevens verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Informatie over klanten

Naast de eerder benoemde opdrachtgerelateerde informatie en documenten bewaart de Van Losser Groep ook afzonderlijk algemene informatie over haar klanten. De opgeslagen persoonsgegevens omvatten voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer. Deze verwerking is noodzakelijk voor het gerechtvaardigde belang van de Van Losser Groep en de betreffende klant. Hierdoor kan de Van Losser Groep klanten bijvoorbeeld persoonlijk uitnodigen voor evenementen.

Informatie over klanten

Naast de eerder benoemde opdrachtgerelateerde informatie en documenten bewaart de Van Losser Groep ook afzonderlijk algemene informatie over haar klanten. De opgeslagen persoonsgegevens omvatten voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer. Deze verwerking is noodzakelijk voor het gerechtvaardigde belang van de Van Losser Groep en de betreffende klant. Hierdoor kan de Van Losser Groep klanten bijvoorbeeld persoonlijk uitnodigen voor evenementen. De persoonsgegevens worden maximaal 7 jaar bewaard vanaf het moment van de laatste orderplaatsing. In sommige gevallen, zoals bij opdrachtgerelateerde informatie en documenten, kan deze bewaartermijn langer zijn, wat vaak het geval zal zijn. Het beleid met betrekking tot deze persoonsgegevens is beschreven in de alinea “Opdrachtgerelateerde informatie en documenten”. Let erop dat u altijd uw recht van bezwaar kunt uitoefenen. De Van Losser Groep zal de persoonsgegevens dan verwijderen, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen van de persoon of personen die bezwaar maken, of tenzij de gegevens nodig zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Agenda-afspraken

De Van Losser Groep bewaart de naam en het telefoonnummer van personen waarmee medewerkers van Van Losser Groep een zakelijke afspraak hebben gehad. Wanneer het gaat om een afspraak met een contactpersoon van een bedrijf dat producten of diensten afneemt van Van Losser Groep, is deze verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van de met Van Losser Groep gesloten overeenkomst of voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Van Losser Groep. Wanneer het een afspraak betreft met een (contact)persoon waarmee de Van Losser Groep geen contractuele relatie heeft (bijvoorbeeld een potentiële klant of afnemer), is deze verwerking essentieel voor de reguliere bedrijfsvoering van de Van Losser Groep. Dit is noodzakelijk om bijvoorbeeld een (dag)planning op te stellen. In dat geval worden de persoonsgegevens in principe maximaal 7 jaar bewaard, gerekend vanaf het moment van de betreffende afspraak. Deze bewaartermijn is onder andere gerechtvaardigd om een sluitende kilometerregistratie bij te kunnen houden en vanwege het feit dat er vaak geruime tijd verstrijkt tussen een kennismaking en een geplaatste order.

Let op dat u altijd gebruik kunt maken van uw recht van bezwaar. De Van Losser Groep zal de persoonsgegevens dan verwijderen, tenzij de Van Losser Groep dwingende gerechtvaardigde gronden kan aanvoeren die zwaarder wegen dan de belangen van de persoon of personen die bezwaar maken, of tenzij de persoonsgegevens verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Verkregen informatie via het contactformulier

De Van Losser Groep biedt via een digitaal contactformulier op de website de mogelijkheid om contact op te nemen. De Van Losser Groep verwerkt de door u verstrekte persoonsgegevens (meestal een naam en een e-mailadres) voor de afhandeling van uw vraag, klacht of andere communicatie. Een naam en e-mailadres moeten daarom verplicht worden ingevuld. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van deVan Losser Groep en van u of uw organisatie. De persoonsgegevens worden als uitgangspunt maximaal 4 weken bewaard. In het geval van een klacht worden deze persoonsgegevens tot uiterlijk 6 maanden na afhandeling van de klacht bewaard. De persoonsgegevens worden langer bewaard als dit nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag, klacht of andere communicatie. Daarna worden de persoonsgegevens verwijderd.

Cookies

Op de website van Van Losser Groep (www.vanlosser.nl) wordt gebruik gemaakt van cookies. U kunt te allen tijde zelfstandig de cookies van uw computer verwijderen via de functionaliteit in het programma waarmee u websites bezoekt (browser).

Bewaartermijn

In dit privacybeleid is zoveel als mogelijk aangegeven wat de bewaartermijn van persoonsgegevens is. Als niet een expliciete bewaartermijn is opgenomen, dan bewaart Lomans de persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld en verwerkt.

Beveiliging

De Van Losser Groep heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Medewerkers van de Van Losser Groep dienen zich te houden aan het opgestelde gegevensbeschermingsbeleid om de integriteit en beveiliging van de verwerkte persoonsgegevens te waarborgen.

Verwerkers en andere derden

Persoonsgegevens kunnen in opdracht van de Van Losser Groep worden verwerkt door zogenaamde verwerkers en subverwerkers, zoals een hostingbedrijf dat de website van de Van Losser Groep host. Deze verwerkers en subverwerkers handelen onder verantwoordelijkheid van de Van Losser Groep en mogen geen eigen verwerkingen uitvoeren op de persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden, tenzij anders aangegeven in dit privacybeleid, niet verstrekt aan derden, tenzij de Van Losser Groep daartoe verplicht is op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak.

De Van Losser Groep als verwerker

Wanneer de Van Losser Groep een installatieopdracht uitvoert en in die hoedanigheid beschikt over persoonsgegevens (bijvoorbeeld een naam en e-mailadres van contactpersonen werkzaam bij klanten), dan wordt de Van Losser Groep voor die persoonsgegevens niet aangemerkt als verwerker. De Van Losser Groep wordt voor dergelijke persoonsgegevens namelijk aangemerkt als de verwerkingsverantwoordelijke. De Van Losser Groep hoeft daarom voor deze verwerking van persoonsgegevens geen verwerkersovereenkomst te sluiten met haar klanten.

In uitzonderingsgevallen is het mogelijk dat de Van Losser Groep toch als verwerker wordt aangemerkt. Dit is aan de orde als de verwerking van persoonsgegevens een kernelement is van de verstrekte opdracht. Denk aan de opdracht om een back-up van een database op te staan (bijvoorbeeld een database van een toegangscontrolesysteem). Als de Van Losser Groep als verwerker wordt aangemerkt, dan is het nodig dat een verwerkersovereenkomst met de Van Losser Groep wordt gesloten. De Van Losser Groep heeft hiervoor een verwerkersovereenkomst beschikbaar. In dit privacybeleid is ook de informatie opgenomen die de Van Losser Groep als verwerker dient te verstrekken op basis van artikel 28 lid 3 onder h van de AVG.

Privacyrechten

Op basis van de AVG heeft u verschillende rechten, zoals het recht op inzage (artikel 15 AVG), rectificatie (artikel 16 AVG), wissing van uw persoonsgegevens (artikel 17 AVG), beperking van de verwerking (artikel 18 AVG), overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG) en het recht van bezwaar (artikel 21 AVG).

Voor gedetailleerde informatie over wanneer en hoe u deze rechten kunt uitoefenen, kunt u terecht op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-europese-privacywetgeving/rechten-van-betrokkenen.

Als u een van de genoemde rechten wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen met de Van Losser Groep via de contactgegevens die beschikbaar zijn op onze website. Naast deze rechten, heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via de volgende link: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap.

Wijzigingen en afrondende opmerkingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast, bijvoorbeeld als er nieuwe verwerkingen plaatsvinden of als verwerkingen anders worden ingericht. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen voor de meest actuele versie. Hierin beschrijft de Van Losser Groep hoe zij omgaat met de verwerking van persoonsgegevens en hoe de AVG binnen haar organisatie is geïmplementeerd. Heeft u nog vragen hierover, dan verneemt de Van Losser Groep dat graag.